1000 Town Center Drive (Suite 400), Oxnard, CA 93036
Policies
1. Follow up appointments: Future appointments are scheduled at the end of your encounter. This helps to prevent running out of medication prior to your next appointment and facilitates choosing an available date and time that works best for you as appointment slots fill quickly.
2. Communication: If you have questions or concerns (for example, unexpected medication side-effects, medication(s) that need a prior authorization, needing to reschedule an appointment, etc), you may call 805-654-0926 and leave a voicemail, and we will respond within 48 hours of your communication. This excludes weekends and major holidays.
3. Contact information: It is your responsibility to inform us in a timely manner of any updates to your contact information including but not limited to your legal name, telephone number, email address, and home address.
4. Early appointments: Should you need an earlier appointment than previously scheduled, we will do our best to accommodate this request but cannot guarantee an earlier appointment date or time.
5. Medication refills: In most cases, enough medication is provided to last you through to your next appointment. Oversights happen, and should this be the case, please have your pharmacy fax over a medication refill request. Once the refill request is sent by your pharmacy, those requests will be approved or denied within 48 hours. Refill requests are not approved on weekends or major holidays. Please ensure you have at least three days or more of medication when making your request.
6. Early refills: Early refills may be provided on a case-by-case basis for lost or stolen medication. A pattern of lost or stolen medication will result in denial of early refills. These medications are prescribed to you with the understanding that they are for you, only, and will be kept in safe place only accessible to you or your caregiver(s). Early refills are not provided for controlled substances (stimulants [examples include Ritalin, Adderall, Vyvanse] or benzodiazepines [examples include, clonazepam, lorazepam, valium,] or sedative-hypnotics [examples include, Ambien, Lunesta].
7. Controlled substances: Please note that I adhere to best practice when it comes to prescribing controlled substances (stimulants, benzodiazepines, sedative-hypnotics). There are significant safety considerations to keep in mind when prescribing these medications, hence their controlled substance status. Aside from clinical considerations, there are federal rules and regulations regarding controlled substances. Decisions regarding whether or not to prescribe a controlled substance will rely on several factors including but not limited to: over all physical health, age, whether you’re on opiate pain medication, current or past substance use, whether or not you are already on a controlled substance. We may also request a medical clearance from your PCP prior to starting a controlled substance (this clearance may include for example an EKG).
8. Teletherapy: You understand that your provider is licensed in California and may only provide services to you while you are in California. Additionally, you understand that your provider may only send electronic prescriptions to pharmacies in the state of California.
9. Late Cancellations/No shows: Please inform our office of your need to cancel your appointment with at least 48 hours notice. You understand that late cancellations are not covered by your insurance and the late cancellation fee is solely your responsibility. We understand that situations sometimes arise that are beyond your control and will consider these on a case-by-case basis. Otherwise, you will be charged the late cancellation/No show fee with the credit card number on file.
10. Tardiness: If you are late to your appointment, and there is not enough time complete your visit, we will reschedule your appointment. This ensures having sufficient time to address your needs, while respecting the appointment times of other patients coming after you. If you are late and it is possible to complete your visit adequately, we will. If not, you will be rescheduled and charged the late cancellation fee.
11. Services: Your initial evaluation appointment will cover past psychiatric, medical, social, family, and substance use history, among other points. Subsequent appointments will include brief psychotherapy using the tenants of solution focused therapy, with an emphasis on medication management.
12. Billing: For cash paying patients, payment is due at the start of every encounter either by cash or credit card. For patients with insurance, you are responsible for obtaining prior authorization for treatment from your insurance carrier. We will bill your insurance, however you are responsible for co-payment amounts and deductibles, as set by your plan. These payments are due and payable at each appointment. It is your responsibility to ensure we have your most updated insurance information should there be any changes. You are ultimately responsible for payment should you lose coverage, or an issue arises with your existing or new insurance carrier.
13. Additional forms: Please inform your provider of any forms that require your practitioner’s signature at the onset of your encounter. In the event that your request cannot be accommodated during your appointment, a $60 fee will be charged to you. Some example forms include but are not limited to: disability forms, return to work clearances, medical records for insurance agencies, social services, government agencies, etc. For patients with insurance, you understand that these fees are not covered by your private insurance, and you are solely responsible for these fees.
14. Medical emergencies: Practitioner(s) are not available after hours (5:30 p.m Mon-Friday), on the weekends or major holidays to handle emergent situations. Please call 911 or go to the nearest emergency department for a medical or life-threatening emergency. Please note, medication refills, general medication questions, cancellations/rescheduling do not constitute medical emergencies.
15. Discharge/Termination of services: In many instances, medication management is only a temporary necessity, and we will discuss an appropriate discharge plan. However, there is no requirement for you to continue care with Tandem Psychiatric Care, Advanced Nursing Practice, Inc. should you be unsatisfied with your care and would like to seek care elsewhere. Conversely, please be advised that we may also move to terminate services under certain circumstances. These include but are not limited to: treatment non-compliance (for example, not taking medication as prescribed, three or more missed appointments or late cancellations in a 12 month period, habitually rescheduling appointments which leads to interference with treatment goals and objectives, etc), verbally or physically abusive behavior, non-payment of services (including fee associated with late cancellations or missed appointments, or not paying our cash fee schedule should you lose your insurance coverage or we no longer contract with your insurance carrier, etc). We will inform you by mail using the address we have on file of our intention to end services and provide you with instructions for finding a new provider through your insurance. From the date of the letter, we will provide you with 30 days of continued care, and one refill for your medication thereafter as you transition to your new provider.
Conversation about medication
NORMAS
1. Citas futuras : Las citas futuras se programan al final de su encuentro. Esto ayuda a evitar que se agote la medicación antes de su próxima cita y facilita la elección de una fecha y hora disponibles que le vengan bien, ya que los huecos de las citas se llenan rápidamente.
2. Comunicación: Si tiene preguntas o inquietudes (por ejemplo, efectos secundarios inesperados de la medicación, medicamentos que necesitan una autorización previa, necesidad de cambiar una cita, etc.), puede llamar al 805-654-0926 y dejar un mensaje de voz y le responderemos antes de 48 horas. Esto excluye los fines de semana y los días festivos importantes.
3. Información de contacto: Es su responsabilidad informarnos de manera oportuna de cualquier cambio en su información de contacto, por ejemplo, su nombre legal, número de teléfono, dirección de correo electrónico y domicilio.
4. Citas tempranas: En caso de que necesite una cita más temprana que la programada previamente, haremos todo lo posible para atender esta solicitud, pero no podemos garantizar una fecha u hora de cita más temprana.
5. Rellenado de medicamentos: En la mayoría de los casos, se proporciona suficiente medicación para que le dure hasta su próxima cita. Sin embargo, en algunos casos se producen descuidos, por lo que le rogamos que pida a su farmacia que le envíe por fax una solicitud de rellenado de la medicación. Una vez enviada la solicitud de rellenado por su farmacia, dichas solicitudes serán aprobadas o denegadas en un plazo de 48 horas. Las solicitudes de rellenado no se aprueban los fines de semana ni los días festivos importantes. Por favor, asegúrese de que tiene al menos tres días de medicación o más cuando haga su solicitud.
6. Rellenado anticipado de medicamentos: El rellenado anticipado de medicamentos puede ser proporcionado en función de cada caso, como por pérdida o robo de la medicación. Si se pierde o le roban la medicación, se denegará el rellenado anticipado. Estos medicamentos se recetan con el entendimiento de que son para usted, únicamente, y se mantendrán en un lugar seguro al que solo podrán acceder usted o su(s) cuidador(es). El rellenado anticipado no se proporciona para sustancias controladas (estimulantes [por ejemplo, Ritalin, Adderall, Vyvanse] o benzodiazepinas [por ejemplo, clonazepam, lorazepam o valium] o sedantes-hipnóticos [por ejemplo, Ambien, Lunesta].
7. Sustancias controladas: Tenga en cuenta que me adhiero a las prácticas recomendadas cuando se trata de recetar sustancias controladas (estimulantes, benzodiazepinas, sedantes-hipnóticos). Existen importantes consideraciones de seguridad que hay que tener en cuenta a la hora de recetar estos medicamentos, de ahí su condición de sustancia controlada. Aparte de las consideraciones clínicas, existen normas y reglamentos federales relativos a las sustancias controladas. Las decisiones sobre si recetar o no una sustancia controlada dependerán de varios factores que incluyen, entre otras cosas: la salud física general, la edad, si está tomando medicamentos opiáceos para el dolor, el uso actual o pasado de sustancias, si ya está tomando una sustancia controlada o no, etc. También podemos solicitar una autorización de su médico de familia antes de iniciar una sustancia controlada (esta autorización puede incluir, por ejemplo, un electrocardiograma).
8. Teleterapia: Usted entiende que su proveedor tiene licencia en California y solo puede prestarle servicios mientras usted esté en California. Además, entiende que su proveedor solo puede enviar recetas electrónicas a las farmacias del estado de California.
9. Cancelaciones tardías/no presentarse a su cita: Por favor, informe a nuestra oficina con al menos 48 horas de antelación cuando tenga que cancelar su cita . Usted entiende que las cancelaciones tardías no están cubiertas por su seguro y el cargo por cancelación tardía es únicamente su responsabilidad. Entendemos que a veces surgen situaciones que están fuera de su control y las consideraremos caso por caso. De lo contrario, se le cobrará la tasa de cancelación tardía/no presentación con el número de tarjeta de crédito que conste en el expediente.
10. Retrasos: Si usted llega tarde a su cita y no hay suficiente tiempo para completar su visita, tendremos que cambiar la fecha de su cita. Esto nos permitirá tener suficiente tiempo para atender sus necesidades, respetando las citas de otros pacientes que vienen después de usted. Si llega tarde y es posible completar su visita adecuadamente, lo haremos. En caso contrario, cambiaremos la fecha de su cita y se le cobrará la tarifa de cancelación tardía.
11. Servicios: Su cita de evaluación inicial cubrirá el historial psiquiátrico, médico, social, familiar y de uso de sustancias, entre otros puntos. Las citas posteriores incluirán una psicoterapia breve utilizando los principios de la terapia centrada en soluciones, con énfasis en el manejo de la medicación.
12. Facturación: Para los pacientes que pagan en efectivo, el pago debe realizarse al comienzo de cada encuentro, ya sea en efectivo o con tarjeta de crédito. Los pacientes con seguro son responsables de obtener la autorización previa de su compañía de seguros para el tratamiento. Nosotros facturaremos a su seguro, sin embargo usted es responsable de las cantidades de co-pago y deducibles, según lo establecido en su plan. Estos pagos se deben realizar antes de cada cita. Es su responsabilidad asegurarse de que tenemos la información más actualizada de su seguro en caso de que haya algún cambio. Usted es, en última instancia, responsable del pago en caso de que pierda la cobertura, o de que surja un problema con su compañía de seguros actual o nueva.
13. Formularios adicionales: Por favor, informe a su proveedor de cualquier formulario que requiera su firma al inicio de su encuentro. En caso de que su solicitud no pueda ser atendida durante su cita, se le cobrará una tarifa de 60 dólares. Algunos ejemplos de formularios incluyen, por ejemplo: formularios de discapacidad, autorizaciones para volver al trabajo, registros médicos para agencias de seguros, servicios sociales, agencias gubernamentales, etc. Para los pacientes con seguro, usted entiende que estos honorarios no están cubiertos por su seguro privado, y usted es responsable de pagar estos honorarios.
14. Emergencias médicas: Los proveedores médicos no están disponibles después del horario de atención (5:30 p.m. de lunes a viernes), los fines de semana o los días festivos importantes para atender situaciones de emergencia. Por favor, llame al 911 o diríjase al departamento de emergencias más cercano para una emergencia médica o que ponga en peligro la vida. Por favor, tenga en cuenta que el rellenado de medicamentos, las preguntas generales sobre la medicación y las cancelaciones/cambios de cita no constituyen emergencias médicas.
15. Alta/cancelación de los servicios: En muchos casos, la gestión de la medicación es solo una necesidad temporal, y discutiremos un plan de alta apropiado. Sin embargo, no hay ningún requisito para que usted continúe la atención con Tandem Psychiatric Health, Advanced Nursing Practice, Inc. si no está satisfecho con su atención y desea buscar atención en otro lugar. Del mismo modo, tenga en cuenta que también podemos proceder a la cancelación de los servicios en determinadas circunstancias, como en los siguientes casos ilustrativos: incumplimiento del tratamiento (por ejemplo, no tomar la medicación según lo prescrito, tres o más citas perdidas o cancelaciones tardías en un período de 12 meses, cambios habituales de cita infiriendo en las metas y objetivos del tratamiento, etc.), comportamiento verbal o físico abusivo, falta de pago de los servicios (incluyendo los honorarios asociados con las cancelaciones tardías o las citas a las que no se presenta, o no pagar nuestro programa de honorarios en efectivo en caso de que usted pierda su cobertura de seguro o que ya no tengamos acuerdo con su compañía de seguros, etc.). Le informaremos por correo a la dirección que tenemos registrada de nuestra intención de finalizar los servicios y le daremos instrucciones para encontrar un nuevo proveedor a través de su seguro. A partir de la fecha de la carta, le proporcionaremos 30 días de atención continuada, y un rellenado de su medicación a partir de entonces mientras hace la transición a su nuevo proveedor.